Cara Menjadi Produktif

By Khata S. Fluorida - January 09, 2020



Waktu adalah sesuatu yang paling mahal di dunia ini karena tidak bisa dibalikkan ataupun dibeli. Kita semua memiliki jumlah waktu yang sama dalam sehari. Mengetahui bagaimana cara mengatur produktivitas dan pekerjaanmu dapat membuatmu menjadi lebih tenang. kamu dapat menjadi seorang penyihir waktu. tapi itu juga termasuk skill yang langka. manajemen waktu yang efektif sangat sulit. beberapa orang punya sedikit sistem untuk mengatur pekerjaannya, sedangkan yang lainnya bahkan tidak tau bagaimana cara memulai.

di tulisan kali ini, aku akan memberitahu bagaimana cara membangun sistem yang dapat membuatmu lebih produktif berdasarkan buku-buku serta artikel yang telah kubaca, mungkin kamu tertarik untuk mencobanya jugadan siapa tahu waktumu dapat dimanajemen dengan lebih efektif lagi.

Adapun langkah-langkahnya adalah:

1. Eliminasi sebelum Optimalisasi 
Sebagai manusia, kita memiliki fokus yang terbatas. Multitasking sayangnya hanyalah sebuah mitos, kita hanya berusaha beralih dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Akuilah, kita mungkin bisa mempelajari segala sesuatu, tetapi waktu dan sumber daya yang kita miliki amat terbatas, sehingga menjadi penting sekali untuk membedakan mana prioritas dan yang bukan prioritas. Mengeliminasi dan membuang hal-hal yang tidak cukup penting membuat pikiran kita dapat jadi lebih fokus, serta memberikan waktu ekstra yang tadinya digunakan untuk mengerjakan hal yang tidak penting sehingga dapat mendalami hal-hal yang kita minati.

Lalu, bagaimana cara mengeliminasi hal-hal yang penting? Mulailah dengan menuliskan semua hal yang ingin kamu lakukan pada hari itu. Tuliskan semua yang ada di fikiranmu sampai tidak tertinggal satupun.

Selanjutnya, renungkan. Coret hal-hal yang :
  • Hanya sekedar nafsu belaka. 
  • Sebenarnya kamu ingin, tetapi kamu tidak menemukan cara yang masuk akal untuk meraihnya. 
  • Bagimu tidak membuat enjoy ketika mengerjakannya. 
  • Tidak berhubungan dengan tujuan jangka panjangmu. 
Seharusnya daftarmu sudah jadi lebih sedikit.

Sekarang, kamu memiliki hal-hal yang harus kamu fokuskan, di kertas itu.

2. Bangun sistem produktifmu sendiri
Kamu telah punya daftarnya. sekarang ini waktunya untuk mencoba sistem produktivitas yang paling nyaman buatmu untuk mengatur tugas dan mmebuatnya selesai. Tapi pertama, penting untuk memahami bahwa tidak ada satupun sistem produktivitas yang sempurna. kamu harus menyesuaikan dan mengembangkan sistem-sistem itu dengan kebutuhan dan kehidupanmu sendiri. apa yang kamu perlu lakukan adalah pelajari sistem-sistem yang disebutkan dibawah ini, coba dan sesuaikan dengan kebutuhanmu. sekali kamu berhasil membuat kerangka utamanya, otak dari sistemnya, kamu akan dapat menjalankan sistemu dan dapat mengoptimalisasinya dengan productivity hacks.

Untuk memulai, ini beberapa productivity system yang umum:
  • To Do List: ini adalah sistem produktivitas yang sederhana dan menjadi dasar dari semua kerangka kerja. mempunyai banyak variasi, seperti "Must Do System" atau Ivy Lee Method.
  • 7 Habits: berdasarkan buku "The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change" oleh Steven Covey, yaitu mendiskusikan bagaimana untuk mengubah mindset kita tentang kerja dan hidup. Saya sudah mereview buku ini dalam artikel saya Ubah Kebiasaan Dengan langkah-langkah ini : The Power of Habit
  • Getting Things Done (GTD) berdasarkan buku David Allen's book "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity"
  • Zen to Done (ZTD) berdasarkan dari buku Leo Babauta "Zen to Done: The Ultimate Simple Productivity System" dibuat berdasarkan GTD tapi berfokus kepada Kebiasaan daripada sistem
  • Lingkar Kebiasaan berdasarkan buku The Power of Habit yang ditulis oleh Charless Duhigg.
  • The Podomoro Technique berdasarkan buku Francesco Cirillo yang berjudul "The Podomoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work" ini adalah sistem sederhana yang mengefektifkan waktu kita dalam mengerjakan tugas dengan Deep Work. sistem ini prinsipnya adalah 24 menit konsentrasi penuh pada pekerjaan dan 5 menit untuk istirahat.

Pelajari sistem-sistem itu dan bagaimana mereka berjalan. pilih diantaranya yang paling nyaman dan sesuai dengan kebutuhanmu, lalu modifikasi lagi sistemnya sehingga dapat dilakukan di kehidupanmu. hanya kamu yang dapat menentukan mana yang paling baik dari semuanya. Mungkin akan makan waktu yg agak lama, tapi setelah menemukannya hidupmu akan jadi lebih mudah. ini adalah prinsip untuk memilih sistem yang sesuai denganmu:

  • Mudah dipelajari, jika memakan waktu lebih dari satu jam untukmu mempelajari sistem ini, berarti dia tidak sesuai denganmu
  • Dapat dilakukan dengan cepat, harusnya hanya memerlukan waktu beberapa menit untuk mengatur sistemnya, bukan beberapa jam
  • Low Maintenance, sistem ini membantumu untuk bekerja dengan cepat, memerlukan sangat sedikit waktu untuk menggunakannya.
  • Menggambarkan model kerjamu, sistem produktif yang baik seharusnya mendukung cara kerjamu daripada yang lainnya. itu seharusnya juga mudah beradaptasi ke tipe-tipe gaya kerja lainnya.
  •  Adaptable, sistemnya mudah untuk digunakan di orang yang berbeda, dimana setiap orang dapat menambahkan sistem ini kedalam productivity hacks mereka. dan juga masih relevan apabila digunakan dalam tim.
  • Mudah dikolaborasikan, seharusnya mudah untuk mengukur sistem ini, baik digunakan oleh satu orang maupun banyak orang.
3. Lakukan Productivity Hacks
Sekali kamu mengatur sistem produktifmu, kamu dapat melihat sampai ke micro-level dari hal-hal yang kamu akan lakukan dan memulai untuk melakukan beberapa productivity hacks dan memasukkannya kedalam sistem.

Pikirkan bahwa sistem produktivitasmu sebagai sistem operasi utama di dalam komputer atau ponsel, dan productivity hacksmu sebagai aplikasinya. mereka seharusnya mengambil keuntungan penuh dari sistem operasimu dan memberi improvisasi kepada pengalaman kerjamu.

Ini beberapa daftar productivity hacks yang dapat kamu lakukan, silahkan teliti dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan dan kesukaanmu :

  1. The 2-Minute Rule : jika sesuatu dapat diselesaikan dalam waktu 2 menit, just do it. jika sesuatu itu memakan waktu lebih dari 2 menit, then start it.
  2. Podomoro Technique: dapt juga digunakan sebagai jalan pintas jika hanya digunakan di bebrapa bagian dalam satu hari, sebagai contoh: kamu menggunakannya di pagi hari, gunakan 2 podomoro menulis sebelum berpindah ke tugas lainnya. ketika kamu memakainya dengan benar, itu akan menjadi jalan pintas manajemen waktu yang efektif.
  3.  80/20 rule: selalu berfokus kepada 20% dari hal-hal yang memberikan 80% hasil.
  4. Temptation Bundling: selesaikan tugas dengan memasangkan mereka dengan sesuatu yang kamu suka, seperti mendengarkan playlistmu ketika membalas email pelanggan.
  5. Airplane mode: buat ponselmu dalam kondisi airplane mode ketika memulai Deep Work. kamu juga dapat membuat peraturan, seperti pasang ponsel dalam kondisi airplane mode dari jam 9 sampai jam 11 siang.
  6. No Notifications: matikan semua notifikasi ponsel, tablet dan komputermu
  7. Batching: kelompokkan tugas yang mirip yang memanggil mindset yang sama di dalam otakmu sehingga kamu dapat bekerja secara efisien dalam beberapa pekerjaan tanpa kehilangan alur kerjamu, seperti membaca email, panggilan telepon, membalas chat dan tugas-tugas yang berhubungan dengan komunikasi sehingga tidak membuat otakmu pusing.
  8. Gunakan Parkinson's Law: Kurangi waktu yang tersedia untuk menyelesaikan tugas lebih cepat (sebagai contoh, apabila hari ini hari senin dan deadlinenya hari minggu, kamu harus menyelesaikannya di hari jumat.)
  9. Rencanakan selama liburan: rencanakan semua tugasmu di masa yang akan datang pada hari minggu, dokumentasikan rencanamu di email dan kirim itu ke dirimu sendiri jadi kamu dapat mengakses itu setiap hari dan mengingatnya.

4. Temukan Pekerjaaanmu yang sesungguhnya
Ini adalah waktu untuk berpindah ke langkah selanjutnya dari manajemen waktu yang efektif: menemukan pekerjaanmu yang sesungguhnya. bahkan setelah mengeliminasi semua pekerjaan yang tidak berkontribusi ke tujuanmu, kamu masih punya banyak hal unttuk diselesaikan. Tapi tidak semuanya setara, kita butuh untuk mengevaluasi mereka dengan skala kepentingan dan urgensitasnya. hanya yang sangat mendesak dan pentinglah yang dapat kita sebut sebagai "pekerjaan yang sesungguhnya"

Ayo gunakan productivity hack yang disebut dengan Einsenhower Matrix untuk menemukan "true tasks". ambil daftar dari semua tugasmu dan masukkan mereka kedalam matriks ini (sekarang kamu seharusnya tidak memiliki tugas yang masuk kedalam kolom "Delete" karena kita telah melakukannya di langkah pertama)
Kehebatan dari matriks ini adalah ini dapat digunakan untuk rencana yang besar seperti rencana mingguan dan juga untuk rencana harian
Tugas penting dan mendesak  adalah hal yang kamu butuhkan untuk berkontribusi besar dalam tujuan jangka panjangmu:

  • email penting dari bosmu tentang proyek yang kamu pimpin
  • panggilan telepon dari klien besar
  • menulis dan memublikasikan artikel secara online
Gunakan Eisenhower Matrix setiap pagi (atau lebih baik digunakan sehari sebelumnya) sebagai alat manajemen waktu yang efektif untuk membantumu menanyakan apa yang tidak mendekatkanmu kepada tujuan jangka panjangmu.

5. Delegasikan dengan Efisien
Ini adalah yang terakhir dan yang paling sulit dari semua langkah-langkah untuk membangun sistem produktivitas: Mendelegasikan dengan efisien. ketika dilakukan dengan cara yang salah, mendelegasikan dapat menjadi pengalaman yang membuat depresi. kamu akan berakhir dengan terlambat menyelesaikan tugas atau memulainya. ini adalah beberapa hal yang dapat kamu lakukan untuk mendelegasikan secara efisien

  • Delegasikan kepada orang yang tepat: Pastikan orang yang kamu beri delegasi memiliki semua skill yang penting dan berkapasitas untuk melakukan pekerjaan tersebut.
  • Berikan instruksi yang jelas: tulis langkah demi langkah untuk mengerjakan tugas dan jelaskan dengan sedetail mungkin. untuk beberapa tugas, seperti data-entry, kamu bisa merekam video ketika aku melakukan pekerjaan itu dan memberikan video tersebut kepada orang yang akan mengerjakannya.
  • Jelaskan outcomenya: kamu seharusnya lebih spesifik dengan apa ekspektasimu ketika tugas itu telah selesai, apa bukti keberhasilan tugas tersebut, dan deadline untuk menyelesaikan tugas itu.
  • Tanya untuk klarifikasi: ketika anggota kelompok telah membaca atau melihat tugas tersebut, tanyakan apakah ada yang belum jelas dan jelaskan lagi dengan lebih detail (tulis lagi apabila perlu)
  • Minta mereka untuk menjelaskan ulang tugasnya kepadamu: langkah terakhir, minta mereka untuk menjelaskan kembali kepadamu dengan pemahaman mereka, apa tugasnya, dan apabila ada sesuatu yang salah atau tidak tepat seperti yang kamu ingin/butuhkan, berikan klarifikasi.
Sekarang, kamu sudah dapat langkah-langkahnya. satu langkah sederhana terakhir yang dapat kusarankan adalah : Mulai dari sekarang.

  • Share:

You Might Also Like

32 comments

  1. ingin mengikuti langkah dengan mencoret hal-hal salah satunya sekedar napsu belaka

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa yang nafsu itu jadi tantangan banget buat kita semua. soalnya nafsu adalah yang paling menggiurkan untuk dikerjakan pertama kali ya.

      Delete
  2. Ya memang sepatutnya mulai dari sekarang, kalo hanya planning dan planning gak akan ada aksi. Iya kan mbak.. hihihi

    ReplyDelete
    Replies
    1. bener banget, percuma semua hal diatas kalau ga dimulai-mulai, akhirnya cuma jadi teori saja..

      Delete
  3. Mengeliminasi yang hanya sekedar keinginan dilangkah pertama, akan sangat2 efisien sekali ternyata ya mba. Buat apa buat daftar list panjang tapi setelahnya bingung sendiri ya.

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa, saya juga sering kebingungan kalau buat to do list yg banyak banget tapi ternyata ga penting penting banget tugasnya...

      Delete
  4. Langkah pertama ini sangat tepatdan kalau sudah biasa kita pun akan terbiasa tahu mana yang hanya keinginan belakah mana yang benar2 "ingin".

    Kalau aku biassnya emang pake to do list dan menuliskan apa2 yang ingin ku kerjakan.

    Setiap ide semaksimal mungkin aku catat.

    Thanks for sharing tips-nya.

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa, seringkali kita pengen ngerjain semua, tapi jadi ambyar di tengah-tengah kan.

      sama-sama, mba.

      Delete
  5. berat banget bahasannya
    Eniwei soal multitasking mungkin hanya mitos
    Tapi nyata
    Banyak banget Perempuan yang harus mengerjakan banyak tugas dalam satu waktu

    ReplyDelete
    Replies
    1. memang multitasking itu banyak dibebankan pada perempuan, namun sebenarnya multitasking punya dampak yang cukup buruk untuk kesehatan, dari yang pernah saya baca. nanti deh saya bakal tulis juga di blog ini, tapi skrg ngumpulin referensi dulu..

      Delete
  6. Penutupnya jleb bangets: mualai dari sekarang!
    Saya suka cara mbak menuliskan smeua hal terkait pengembangan diri ini. Mantap benar dan komplit referensinya.
    terus membagikan hal positif ya, Mbak..saya jadi tertular semangatnya. Terima kasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. sama-samaa mbaa, semoga bermanfaat dan bisa di praktekkan dalam kehidupan sehari-hari yaaa

      Delete
  7. Kepengen produktif cuma ada satu, yaotu mulai lakukan dari sekarang. Yang lainnya itu alat bantu ya. Kalo aku biasanya pakai to do list, nanti tinggal dikasih centang yang udah dilakukan

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa bener baget, to-do list itu ampuh bahkan di orang yang tidak organisatoris seperti saya..

      Delete
  8. Aku biasa pake kuadran aktivitas untuk menentukan prooritas kegiatan,

    Buat to do list biar g lupa

    ReplyDelete
    Replies
    1. kuadran aktivitas memang ngaruh bangett ke jadwal ya, mba. jadi bisa tau yg mana yang harus di prioritaskan..

      Delete
  9. Menarik artiklnya mbak, kdng kita begitu terlena sama waktu sampai lupa kalau waktu cepet ilangnya yaa. Yang namanya to do list itu lumayan membantu kalau aku mbak, soalnya lbh terstruktur kalau mau ngerjain apa aja hehe

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa saya juga suka to do list yang dicoret gitu kalau udah selesai. ada kepuasan tersendrinya gituu

      Delete
  10. Itu productivity hacksnya boleh tuh dicoba mba. Kadang ide tuh banyak banget di kepala tapi kadang eksekusinya suka banyak kedistraksi atau malah mandeg di tengah jalan.

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa, eksekusi memang lebih ribet daripada pas masih direncanain ajaa

      Delete
  11. Bagus sekali Mbak tulisannya cocok sekali dengan kondisi layang-layang sedang ingin menata hidup kembali terutama jadwal harian Di antara sekian buku yang sampaikan diatas Saya sudah membaca yang Seven habit in highly effective people karya Stephen covey dan memang buku itu bagus sekali jadi pengen membaca buku-buku lainnya yang Mbak sebutkan tadi

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa mbaa, saya sangat merekomendasikan buku itu, bagus banget buat pengembangan diri

      Delete
  12. Kalau dikerucutkan ternyata apa yang ingin kita lakukan banyaknya hanya keinginan, bukan kebutuhan

    Harus banyak belajar lagi nih. Apalagi dalam tulisan banyak istilah asing, saya blm paham semua..

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa, hehe iyaa saya soalnya memang banyak belajar dari buku-buku barat, jadi maklum jika banyak istilah asingnya. saya juga masih harus belajar buat istilah asingnya nih

      Delete
  13. Banyak angan2 ingn melakukan apa.. memang harus realistis, apa yg ingin dan apa yg memang harus dilakuka . thanks for sharing mb

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa intinya ingin boleeh, tapi disesuaikan juga dengan kenyataan, kalau kira-kira kita bisa merencanakan cara utk memperolehnya, yaa silahkaan

      Delete
  14. kadang keinginan dan kebutuhan suka ketuker wkwkwk, saking ingin keduanya , wkwkw. harus belajar memilih memang.

    ReplyDelete
    Replies
    1. iyaa, saya juga masih belajarr, sulit sihh tapi kalau dilatih sepertinya bisa berubah

      Delete
  15. Wah infonya lumayan lengkap nih, mantap mbak, aku juga jadi true fans mu hahaha. BTW ini saya yang dari froteast.

    ReplyDelete
    Replies
    1. waduhh saya punya fans, jadi maluu haha iyaa salam kenal mas zaki :)

      Delete
  16. Ada satu momen di saat saya stress banget mikirin begitu banyaknya tugas yang harus saya selesaikan, tapi minim sekali waktu yang ada untuk menyelesaikannya. So little time, so much to do.

    Dan saya melakukan apa yang mbak tuliskan, yaitu menuliskan semua...yes, semuanya, yang harus saya kerjakan.

    Amazingly, ketika sudah tampak apa-apa yang harus dikerjakan, saya jadi bisa menata prioritas. Mana yang harus dikerjakan dulu, atau yang bisa dikerjakan bebarengan/berurutan. Misalnya ketemu Pak A, lalu mampir ke tempat Pak B karena rute yang sejalan.

    Guess what, sebelum makan siang saya berhasil menyelesaikan tugas-tugas yang bikin saya stres setengah mati sampe nggak bisa tidur itu. Padahal sebelumnya, kaya-kayanya udah nggak mungkin aja itu terselesaikan.

    Soal delegasi, saya sepakat kalau prinsipnya delegasi adalah minta tolong. Means, kalau mau minta tolong, kita yang harus memastikan orang itu (yang kita mintain tolong) bisa nolong. Mulai dari memilih orang yang tepat hingga memmberikan informasi yang sejelas-jelasnya soal hasil yang kita mau dan bagaimana caranya.

    Kita juga bisa mendelegasikan sebagian atau seluruh otoritas terkait pengambilan keputusan kepada orang yang kita delegasikan. Tentunya ini tergantung tugasnya dan siapa yang kita delegasikan.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Wah keren banget, ini mah kasusnya langsung ya. bener banget yang poin delegasi. kita memang harus memastikan kalau orang yang diminta tolongin capable. karena kalau ngga, ya sama aja.

      Oleh karena itu, kadang-kadang kalau kita diminta tolongi banyak orang, itu bisa berarti kalau orang2 mempercayai kapabilitas kita di bidang tsb.

      Delete